Spolehlivost a bezpečnost dat jsou první věci, které vás napadnou, pokud jde o výhody virtuální datové místnosti. Přístup k citlivým informacím a platebním údajům je pro kyberzločince, kteří hledají snadné peníze, velmi lákavý. To může vést k reputačním a finančním ztrátám každé společnosti, a proto služby datových místností získávají na popularitě. Není však možné pochopit plný rozsah výhod, pokud se neponoříte do zvláštností fungování tohoto způsobu ukládání a ochrany dat.

Datové místnosti různých poskytovatelů se mohou lišit z hlediska funkčnosti a přijatých bezpečnostních opatření, proto se vyplatí před konečným rozhodnutím projít a porovnat několik možností. Nebo můžete přejít přímo na stránky data-rooms.us, kde uživatelské recenze hovoří lépe než jakékoli srovnání.

Co je virtuální datová místnost?

Elektronická datová místnost je elektronické úložiště pro ukládání a výměnu dat mezi uživateli, které je vhodné i pro pořádání virtuálních schůzek uvnitř i vně organizace. Chráněné algoritmy a spolehlivé šifrování dat chrání informace před jakýmikoliv průniky zvenčí, protože k přístupu do úložiště dochází pouze po předchozím ověření uživatele.

Vzhledem k nedávným změnám ve společnosti a rychlému přechodu na elektronickou správu dokumentů nabývají služby datových místností na významu. Do těchto úložišť se přenášejí dokumenty chráněné autorskými právy, patenty, zprávy, licence, informace o bankovních transakcích, investicích, daňové doklady a další obchodní údaje.

Seznamy dokumentů k uložení ve virtuálních místnostech jsou prakticky neomezené. To vše spojuje skutečnost, že dokumenty takového plánu mají pro firmy největší hodnotu a význam.

Které podniky dávají přednost VDR?

Každá firma najde v softwaru online datové místnosti určité výhody. Podniky v různých odvětvích začaly dávat přednost tomuto způsobu ukládání dat. Nejčastěji se k těmto službám uchylují:

• Farmaceutické a biotechnologické společnosti se snaží udržet všechny údaje a vzorce v maximálním utajení.
• Účetní, makléřské a investiční projekty jsou nuceny chránit nejen svá data, ale i platební informace svých klientů.
• VDR využívají i právní společnosti, protože ochrana klientských dat a právní tajemství jsou pro ně na prvním místě. Důvěrnost údajů ovlivňuje mnoho různých faktorů a může mít vliv na průběh určitého případu nebo řešení určité záležitosti.

Služby datové místnosti jsou často užitečné i pro jiné společnosti: IT, energetika, rizikový kapitál atd. O VDR mají zájem jak velké podniky a korporace, tak i malé podniky.

Výhody softwaru pro datové místnosti

Neporušitelná bezpečnost a spolehlivost jsou tím, s čím poskytovatelé virtuálních datových místností nejlépe pomáhají podnikům. Datové místnosti jdou daleko nad rámec tradičních bezpečnostních opatření a využívají hned několik kroků, aby snížily možnost neoprávněného přístupu k osobním nebo důvěrným údajům. Ano, nabízejí silné šifrování, dvoufaktorové ověřování, bezpečnostní standardy ISO 27001 a FINRA a další opatření.

Pokud porovnáte virtuální datové místnosti s analogickými, najdete ještě více výhod. Zastavme se u nich podrobněji.

Nastavení omezení, pravomocí a rolí pro různé uživatele

Každá skupina uživatelů tak získá přesně taková práva a přístupy, jaké potřebuje, ale nemůže používat jiná data, která neodpovídají jejím pravomocem. Kontrola přístupu k dokumentům zůstává na správci. Můžete nastavit omezení tisku dokumentů, zobrazit sestavy pro sledování aktivit skupiny uživatelů, pro které jste správcem, a další.

Snižují se náklady na ukládání dat

Správa dokumentů v papírové podobě má nejen mezery z hlediska zajištění jejich důvěrnosti, ale je také ekonomicky nákladná, protože vyžaduje fyzické úložné prostory, výdaje na kancelářské potřeby, tisk atd. Zatímco virtuální úložiště informací se velmi snadno používá a zároveň stojí mnohem méně. Můžete si zvolit tarif podle konkrétních potřeb firmy, a tím optimalizovat náklady.

Velmi jednoduchá správa

Dodavatelé datových místností se starají o to, abyste nemuseli trávit příliš mnoho času seznamováním se službou. Nabízejí vám intuitivní rozhraní a všechny potřebné možnosti jsou vzdáleny jen jedno kliknutí. Můžete přetahovat soubory, vyhledávat dokumenty podle klíčových slov atd.

Zrychlení a usnadnění obchodních procesů

VDR pomáhá provádět i tak složité operace, jako jsou fúze společností. Když potřebujete konsolidovat a uspořádat všechny zprávy a soubory různých firem, nemůže být jednodušší řešení než použití virtuální týmové místnosti. Ušetříte tak čas a zdroje, odpadne nutnost vytvářet více kopií dokumentů a vzájemně koordinovat různé procesy.

Efektivní spolupráce s partnery a klienty

V obchodních vztazích je bezpečnost, jednoduchost, pohodlí a spolehlivost oběhu dokumentů neméně důležitá než zavedení těchto procesů uvnitř firmy. Virtuální datové místnosti tak umožňují tok dokumentů a transparentnost finančních transakcí, čímž se předchází podvodům nebo kybernetické kriminalitě. Virtuální místnost můžete využít také k vytvoření chatu s vybranou skupinou lidí a téma diskuse bude chráněno lépe než v jakémkoli populárním messengeru. Udržujte živý kontakt, vyjednávejte a řešte naléhavé záležitosti, aniž byste opustili VDR. Může to od základu změnit váš přístup k věcem. Bude to však pozitivní zkušenost.

Zdroj: Applemagaziine.com