Vzhledem k technologickému pokroku a rozvoji digitálního průmyslu je vznik nových nástrojů, programů a řešení nevyhnutelný. Virtuální datové místnosti proto zaujímají čestné místo mezi užitečnými, spolehlivými a pohodlnými platformami, které zjednodušují, urychlují a chrání procesy související se správou dat.

Virtuální datová místnost: Co to je a jak ji používat?

Virtuální datová místnost (VDR) je bezpečný virtuální prostor pro ukládání, sdílení, správu a kontrolu dat spolu s udržováním kontaktu s uživateli, kteří mají k tomuto úložišti přístup. Datovou místnost může využívat více stran a je velmi výhodná pro podniky bez ohledu na jejich umístění.

Pokud chcete spustit VDR pro obchodní nebo jiné potřeby, musíte najít poskytovatele, jako je https://dataroomproviders.ca/firmex/. Datová místnost je zpravidla nainstalována na serveru a slouží jako centralizovaný zdroj. Proto k němu může být připojeno více zařízení, pokud k němu mají přístup.

Není to totéž jako cloudové úložiště

Mnoho nezkušených uživatelů si může VDR zaměnit s cloudovým úložištěm. Na první pohled se mohou zdát podobná vzhledem ke své virtuální povaze a primárnímu účelu ukládání dat. Některé vlastnosti však ukazují na nerovnost srovnání datové místnosti s cloudovým úložištěm.

VDR jsou bezpečnější a multifunkčnější. Uplatňují se nejen při uchovávání citlivých dat. Veškeré činnosti se soubory jsou sledovány a správce je může omezit. Snadná správa dokumentů a vyhledávání navíc výrazně šetří čas. VDR lze navíc použít v komplexních procesech, jako jsou fúze a akvizice, IPO, fundraising, due diligence a další. Počet možností a jejich variabilita závisí na funkci obsažené v používaném VDR.

Jak zřídit datovou místnost?

Pokud se rozhodnete zahájit nový projekt a chcete vyzkoušet VDR v praxi, měli byste zvážit další kroky při zřizování datové místnosti.

• Vyberte si jednoho z nejlepších poskytovatelů datových místností. Zvažte všechna pro a proti nabízených funkcí, přečtěte si recenze a porovnejte funkce a cenovou politiku, abyste si vybrali toho důvěryhodného.
• Vytvořte skupinu. Ve velkých firmách se ne všichni zaměstnavatelé podílejí na každém projektu. Můžete tedy snadno vytvořit skupinu osob zapojených do konkrétní zakázky a přidat do ní všechny požadované uživatele. Zajímavé je, že není povinné, aby byli ve stejné kanceláři. Členové skupiny mohou být z různých kontinentů, ale snadno spolupracují a komunikují ve vzájemné VDR.
• Nastavte oprávnění. Použitím softwaru datové místnosti kontroluje správce veškeré změny se soubory uloženými ve VDR. Po shromáždění týmu je nutné všem účastníkům udělit požadovaná oprávnění nebo omezení. Například vlastník může všem uživatelům povolit upravovat soubory, ale nesmí je stahovat. Tento krok je tedy klíčový, aby se zabránilo nežádoucím operacím nebo úniku dat.
• Přidání dokumentů. Nakonec může správce přidat všechny potřebné soubory a dokumenty pro práci pomocí funkce drag-and-drop. Kromě toho je pomocí služeb datové místnosti možné nahrát hromady dokumentů během okamžiku.

Uživatelé ocení snadnost a efektivitu použití VDR.

Správci mohou kontrolovat a sledovat všechny akce v určitém čase a dokonce získávat statistiky procesů a jejich průběhu.

Proč je výhodné použít VDR
Pochopení výhod používání VDR může urychlit proces jeho implementace. Seznam výhod je poměrně působivý a přesvědčivý, aby přesvědčil nerozhodné spotřebitele. Jak tedy můžete vyhrát použitím softwaru online datové místnosti?

• Ušetřete čas. Čas jsou peníze, a to nelze popřít. Při použití VDR nemusíte trávit čas doručováním ani hodiny snahou dostat se na jednání nebo schůzku. Jedním kliknutím můžete bezpečně sdílet jakýkoli dokument.
• Zabezpečení. Majitelé by se neměli obávat o citlivá data. Všechny informace jsou chráněny a šifrovány.
• Snadná správa. Díky inovativním inteligentním systémům zabudovaným v zařízeních VDR nikdy neztratíte žádné soubory. Začněte zadávat název dokumentu nebo klíčové fráze a software jej během chvilky najde.
• Kompatibilita. Uživatelé mohou mít přístup do elektronické datové místnosti z několika zařízení. Pokud jste tedy zapomněli smlouvu v kanceláři, není problém si ji stáhnout z VDR, která je dostupná na mobilním telefonu, ať jste kdekoli.
• Kontrola. Správce může definovat, kdo a kdy dokument upravil nebo zkopíroval, a zjistit tak chyby nebo úniky. Navíc je pod dohledem i průběh projektu.
• Komunikace. Při použití šifrovaného online chatu je možné klást otázky a získávat odpovědi v rámci skupiny.

Zavádění nových technologií, které drží krok s dobou, je nezbytné. Při porovnávání virtuálních datových místností však buďte opatrní. Měli byste zvážit všechny funkce a ujistit se, že kvalita odpovídá ceně. Neměli byste se bát změn nebo obtíží, protože implementace je poměrně jednoduchý proces a bude mít pozitivní dopad od prvních okamžiků aplikace.

Zdroj: Applemagazine.com